by : oyitsuy
Pengajuan
SPM dengan jenis gaji adalah hal yang sudah rutin diajukan oleh satuan
kerja setiap bulan. Ada gaji induk, gaji susulan, kekurangan gaji dan
lain sebagainya. Terhitung Januari 2016 seluruh satuan kerja mitra kerja
KPPN Jakarta I telah menerapkan penggunaan aplikasi GPP/DPP. Aplikasi
ini di tanggungjawabi oleh PPABP (Petugas Pengelola Administrasi Belanja
Pegawai), Walaupun demikian pengajuan gaji merupakan hal yang sudah
sangat umum bukan bearti tanpa masalah. Apa saja permasalahan umum yang
terjadi di seputar pengajuan gaji? Dan bagaimana cara menyelesaikannya?
Artikel ini hanya mengulas masalah-masalah umum yang terjadi di seputaran pengajuan gaji.
- NIP / NRP yang sama namun pegawainya berbeda. Kesalahan jenis ini masih sangat banyak ditemui khususnya pada pengajuan gaji di satuan kerja TNI atau Kemenhan. Aplikasi ini terbilang baru buat para PPABP di satuan kerja tersebut, sehingga kesalahan ketik atau penulisan NRP ataupun NIP sangat lazim ditemui. Solusinya adalah menunjukkan NRP / NIP yang benar tentunya dengan dokumen sumber yang bisa diakui keabsahannya.
- Tidak merekam SK pengangkatan pegawai fungsional. Biasanya peringatan yang muncul SK no.... dengan jenis sk fungsional (07) tidak ada. Pada update 8 Januari 2016, di jabarkan bagaimana SK fungsional seharusnya direkam. Memang yang dikhususka adalah untuk tunjangan radiasi, namun kasus ini bisa disamakan dengan kasus SK Fungsional yang belum direkam.
- Nomor agenda sudah pernah dimintakan kekurangan gaji. Biasanya saat pengajuan kekurangan gaji, PPABP asal memilih jenis SK yang akan dijadikan dasar permintaan kekurangan gaji tersebut, padahal prinsipnya adalah 1 agenda hanya untuk 1 kali permintaan kekurangan gaji. Solusinya adalah mengajukan kekurangan gaji tersebut dengan nomor agenda yang lain atau melakukan perekaman agenda yang baru.
- Nomor agenda.... degan kode sk .... tidak ada dalam data base KPPN. Pernah menerima penolakan semacam ini? Biasanya saat pengajuan kekurangan gaji. Validasi ini muncul kemungkinan besar adalah karena PPABP merekam agenda baru setelah pengajuan gaji induk atau gaji susulan lalu agenda baru tersebut digunakan untuk dasar permintaan kekurangan gaji. Aplikasi GPP / DPP di KPPN akan menerima agenda baru jika jenis gaji yang diajukan adalah Gaji Induk atau Gaji Susulan. Solusinya, jika ada kekurangan gaji, segera rekam SK yang menjadi dasar tersebut lalu di default sebelum mengajukan gaji induk ke KPPN, atau jika SK tersebut terlambat diterima maka ditunda terlebih dahulu permintaan kekurangan gajinya hingga agenda tersebut di default untuk pengajuan gaji induk.
- Merubah NIP/NRP tanpa prosedur yang telah ditetapkan. Seperti uraian pertama diatas, kesalahan NIP/NRP hendaknya dikoordinasikan terlebih dahulu dengan pihak KPPN, jika tidak akan memunculkan validasi, pegawai ini dianggap baru terkadang satuan kerja langsung menyerahkan file .bru (pegawai baru untuk TNI) atau .krm (pegawai baru untuk PNS), ketika file tersebut diterima oleh KPPN berkemungkinan nama pegawai tersebut akan menjadi data ganda. Jadi lakukan perubahan NIP/NRP dengan prosedur yang benar atau dikoordinasikan dengan KPPN terlebih dahulu.
- Terdapat pegawai yang sama dengan NIP/NRP yang sama di dua satuan kerja atau lebih yang berbeda. Ada dua kemungkinan untuk kondisi ini. Pertama, satuan kerja yang lama telah mengajukan SKPP, namun SKPP tersebut masih dalam proses pengesahan. Satuan kerja baru dengan modal file data pegawai baru langsung mengajukan gaji induk atau susulan tanpa menunggu SKPP terbit atau disahkan oleh KPPN. Solusi untuk masalah ini setiap PPABP yang akan memproses gaji, diwajibkan memastikan bahwa pegawai tersebut berhak atas perubahan-perubahannya, ini dibuktikan dengan data dukung salah satunya adalah SKPP. Kemungkinan yang kedua, terdapat pegawai yang diperbantukan namun di satuan kerja yang lama atau baru salah memberikan kode status. Sehingga di aplikasi masih dianggap aktiv di dua tempat. Pastikan PPABP memberikan kode status yang tepat kepada setiap pegawai yang diperbantukan di tempat yang baru atau dipekerjakan di satuan kerja asal.
Demikianlah kesalahan umum yang mungkin sering dialami oleh PPABP, semoga bermanfaat dan tetap semangat.
